Documentation skill

Cách đây gần 3 năm, khi mình nộp đơn vào làm với sếp mình, người Nhật, mình có phải làm 1 slide nói về career path tương lai. Khi bắt đầu vào làm ông ấy có bảo mình là “tao đã làm việc với khoảng 150 người Việt Nam trong vòng 3 năm qua, và mày là đứa có kĩ năng documentation tốt nhất tao từng gặp”.

Mình cũng thấy hmmmm, vì lúc đó mình hiểu documentation skill nghĩa là làm slide đẹp; giá bảo khen nội dung tốt còn thích, đây lại là khen làm slide đẹp, chưa kể cái slide mình làm đẹp gì đâu chứ ~~

Nhưng một thời gian sau mình hiểu ra documentation skill ý là khả năng sắp xếp và trình bày thông tin, thường là ở dạng text. Nó có thể là một email bạn viết, một slide bạn làm, một đoạn chat bạn gõ trong slack/ facebook,… — đại loại là khả năng sắp xếp bất cứ thông tin gì dưới dạng text.

Documentation skill không ám chỉ bạn trình bày thông tin hay hay không. Nó hướng tới tính mạch lạc, clear (crystal clear là từ sếp mình rất hay dùng) và giúp cho người đọc hiểu điều bạn đang muốn communicate nhanh và dễ nhất. Thông thường thì bạn phải nghĩ clear thì mới document clear được; nhưng ngược lại, đôi khi vấn đề bạn đang nghĩ chưa được clear lắm thì việc (cố gắng) viết nó ra mạch lạc có tác dụng rất tốt trong việc sắp xếp ý nghĩ của bạn.

Một thói quen của mình khi suy nghĩ các vấn đề khó là mình thường giả như mình đang viết ra cho ai đó hiểu lập luận của mình => sẽ giúp mình nhìn được lại chỗ nào đang chưa hợp lý.

Công việc hiện nay cho phép mình được đọc email và pitch deck (bản giới thiệu sản phẩm) của rất nhiều người. Và càng làm mình càng nhận ra là kĩ năng này của phần lớn người Việt Nam mình không tốt lắm. Đặc biệt mình nhận thấy không hẳn cứ là người thông minh, logic thì sẽ có documentation skill tốt, mặc dù hai cái này có sự liên quan mật thiết.

Khi nhìn lại, thì mình rất bàng hoàng (ok, jk, hơi quá=)) ) nhận ra rằng ở Việt Nam, bọn mình không được dạy nhiều về kĩ năng này. Hồi cấp 3, thì có dạng văn nghị luận có thể là dạng gần gũi nhất với việc rèn “documentation skill” nhưng

• Mọi người đều biết kiểu học văn ở mình là khá dập khuôn
• Khi đi làm thì các vấn đề cần trình bày/ người đọc lại đa dạng hơn rất nhiều
• Khi đi làm, có nhiều loại văn bản khác nhau cần làm ( đề xuất, email, slide, …) — mỗi loại lại cần trình bày thông tin theo kiểu khác nhau

Đến đại học thì gần như là không rồi. May ra các bạn học kinh tế có khóa Business writing skill, nếu học môn tiếng Anh. Nhưng ngoài việc cũng bị các vấn đề trên, thì mục đích của lớp này chủ yếu là để học tiếng.

Đến khi đi làm thì yeah, ngay lập tực bị ném ra ngoài phải làm thật luôn. Viết email cho khách, cho sếp, làm slide thuyết trình, làm proposal cho khách, …. Cách học duy nhất là on-the-job training. Nhưng không phải lúc nào cũng có người chỉ bảo cho mình từng tý một.

Trong gần 3 năm ở Innovatube, mình có may mắn được học và rèn luyện kĩ năng documentation skill từ một người sếp rất giỏi trong việc này & mình cũng luôn cố gắng training kĩ năng này rất nhiều cho các bạn trong team mình.

Hi vọng trong thời gian tới, mình sẽ share được các kiến thức về kĩ năng này với nhiều người hơn nữa ~~